¿Por qué un escáner de red?

Martes, Noviembre 15, 2011
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El equipo de ScanSnap recientemente agregó a la familia un escáner de red, con la introducción del Fujitsu ScanSnap fi-6010N iScanner. Le dimos una primera mirada a cómo funciona. Ahora demos un paso atrás para explorar los beneficios del escaneo en red en general.

Un dispositivo de escaneo dedicado, que se integra sin dificultades dentro de la infraestructura de red existente de una organización, puede ser de tremendo valor para mejorar su proceso de trabajo. Los escáneres de red benefician a las organizaciones al disminuir la naturaleza compleja, pero sin comprometer el acceso a funcionalidades importantes. No hay necesidad de esperar a que la copiadora se desocupe, la operación simple es fácil de entender, las imágenes están disponibles para vista previa antes de enviarlas a sus destinos y las funciones avanzadas de escaneo realizadas son transparentes para el usuario. Desde usuarios hasta administradores de red y gerentes comerciales, hasta básicamente una organización completa, los negocios en una amplia variedad de mercados se benefician del escaneo en red.

Confiable
Las organizaciones sólo pueden darse cuenta de la verdadera mejora en la productividad de su inversión en informática cuando sus sistemas se desempeñan con el máximo rendimiento. La interrupción en el proceso de trabajo desperdicia tiempo, cuesta dinero y ocasiona frustración entre los empleados y clientes. Se han diseñado escáneres de red dedicados con el único propósito de escanear documentos y, por lo tanto, contienen los atributos de hardware y software que las organizaciones esperan, lo que los hace deseables en aplicaciones de importancia crítica para los negocios. Por ejemplo, el acceso a la funcionalidad de escaneo no está obstaculizado por otras fallas posibles en un dispositivo multifuncional, la probabilidad de una falla de hardware disminuye debido a su cantidad limitada de partes móviles y su diseño de camino directo para el papel ayuda a disminuir la posibilidad de un atasco de documentos.

Facilidad de uso
Además de su confiabilidad, los escáneres en red presentan grandes pantallas táctiles y teclados integrados que hacen que la digitalización de documentos sea simple y la capacitación especializada sea innecesaria. La recuperación fácil de atascos evita que los documentos se dañen en el caso poco probable de un atasco de documentos, y los botones programables de función de trabajo pueden realizar tareas repetitivas con sólo tocar un botón. Asimismo, a los usuarios se les presenta la misma experiencia de usuario consistente basada en su información de sesión sin importar qué dispositivo decidan usar, de modo que están familiarizados con la presentación de interfaces y tienen la versatilidad de personalizar las pantallas. Los escáneres en red ofrecen también soporte en múltiples idiomas, para una facilidad de uso mayor.

Calidad
Los escáneres de red han heredado muchas de las cualidades de los escáneres de documentos tradicionales que se usan las aplicaciones en importancia crítica. Características específicas del diseño, tales como un camino directo para el papel para reducir potenciales atascos de documentos, la capacidad de escanear tarjetas plásticas mediante el alimentador de documentos y la capacidad de previsualizar imágenes después del escaneo y antes de enviarlas a un destino, demuestran la calidad encontrada en algunos escáneres de red. Algunos escáneres de red también presentan integración de la tecnología de escaneo en hardware y software con contenido especializado y proveedores de manejo de aplicaciones así como calidad de imágenes construida con base en tecnología de captura de documentos.

Seguro
Los escáneres de red son dispositivos que están “siempre encendidos” y conectados a redes corporativas, de modo que el riesgo del compromiso de datos debe tomarse en cuenta, ya sea por regulación, cumplimiento u otras razones. Para combatir la amenaza del compromiso de datos, los escáneres de red ofrecen las siguientes características de seguridad:

• Acceso restringido sólo para usuarios con autenticación segura
• Los datos de usuario como el nombre de usuario / la contraseña o datos de imagen no residen en el escáner
• Los datos se encriptan en el dispositivo para brindar un nivel de seguridad adicional
• No hay puerto USB externo para no poner en peligro información sensible
• Están disponibles protocolos de transmisión y autenticación de sesión altamente segura (SSL)
• Los perfiles de trabajo para bloqueo se adhieren a las políticas establecidas por la organización

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Integración
Algunos proveedores de escáneres de red ofrecen kits de desarrollo de software (SDK, por sus siglas en inglés), los cuales presentan las pantallas únicas de integración que los desarrolladores han creado para mostrar en el panel táctil. Estas integraciones ofrecen interoperabilidad ajustada con sistemas de negocios tales como repositorios de Gestión de Contenido Empresarial (ECM), aplicaciones de Línea de Negocio (LOB), Historia Clínica Electrónica (HCE), Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y otras soluciones de terceros. Además, las pantallas de la interfaz de usuario se pueden crear con un aspecto y sensación que se ajusten a la marca corporativa. Un enfoque integrado al escaneo en red permite a las organizaciones de todo tamaño habilitar las imágenes en sus aplicaciones de software actuales, y ofrece la garantía de entregar imágenes directamente a servidores administrativos sin los altos costos, fastidio y pérdida de productividad tradicionales involucrados en otros métodos. Los valores de índice y metadatos se envían directamente a repositorios de Gestión de Contenido, y las búsquedas de base de datos para validación también están disponibles con los escáneres de red.

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Costo total de propiedad

Finalmente, los escáneres de red dedicados le ayudan a estirar más su presupuesto. Al conectar el escáner a los recursos de red existentes, los departamentos de IT o administradores de red pueden configurar y administrar los dispositivos de forma remota, lo que significa que las organizaciones ya no tienen que incurrir en el gasto o tiempo perdido enviando técnicos al lugar para configurar los dispositivos. Adicionalmente, los costos regulares de mantenimiento se reducen drásticamente al no tener que reemplazar las costosas partes fusoras o el tóner. Los consumibles de fácil acceso y que el usuario puede reemplazar brindan una forma conveniente de mantener el escáner funcionando con un desempeño óptimo, disminuyendo más la necesidad de involucrar al Departamento de IT.

Esto es sólo una mirada breve a los beneficios de los escáneres de red dedicados. Manténgase conectado para leer más sobre el poder del escaneo en red, así como actualizaciones sobre el nuevo miembro de la línea ScanSnap.

Michael Sidejas
Gerente Ejecutivo de Marketing de Productos
Fujitsu Computer Products of America, Inc.

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