Cómo ayudar a una pequeña empresa para que trabaje sin papel

Miércoles, Septiembre 25, 2013
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Luego de que durante años varias compañías de tecnología renombradas a nivel mundial, como Apple, Evernote, Fujitsu, etc., hicieran mi perfil para cada una de ellas, sentí que ya era hora de correr la voz entre otras empresas para que se interesaran tanto como yo en la posibilidad de manejar las oficinas sin papel. Mi rutina diaria ha cambiado de ser el dueño de un restaurante con 12 horas al día de trabajo a ser un dueño que labora solo 6 horas en el restaurante y otras seis como consultor de administración de oficinas. He ayudado a muchas empresas a agilizar su flujo de trabajo, a cambiar sus prácticas contables a la nube, a trabajar sin papel y a establecer comunicaciones digitales instantáneas entre su oficina matriz y sus empleados que hacen trabajo de campo.

Una empresa de la que me enorgullezco por su pronta y completa aceptación del modelo moderno de oficina es Ehrlich Electric, cuya sede está en Atlanta. Es una compañía con una presencia de más de 10 años en el mercado y tiene 15 empleados. Se conoce como la empresa eléctrica de mayor valor, mayor calidad y de precios más accesibles en el área. Puedo dar fe de la calidad de su trabajo, ya que han realizado el cableado de todos nuestros restaurantes y casas. Siempre me impresionó mucho su profesionalismo, y la manera en que siempre cumplen sus compromisos de entrega ha sido muy diferente de todo lo que hemos experimentado. Yo les digo que son la compañía de electricidad de las estrellas porque para ellos no hay trabajos pequeños o grandes. Realizan cableados en cualquier lugar: condominios, mansiones de millones de dólares o incluso rascacielos.

Su eficiencia antes de su conversión digital era impresionante, pero ahora su desempeño ha llegado a niveles increíbles.

Antes de que Ehrlich Electric se convirtiera en una empresa que no utiliza papel, cuando Michael, el dueño, quería enviar a sus clientes una cotización, escribía sus notas en un pedazo de caja de cartón y les tomaba una foto. También tomaba fotos de la habitación donde iba a instalar los cables, y la foto terminaba en el álbum de fotos de su teléfono. También escribía notas en varios pedacitos de papel y en la parte de atrás de las tarjetas de presentación. Cuando llegaba a casa por las noches, vaciaba sus bolsillos con todos los papelitos y recibos que había reunido durante el día, se sentaba y examinaba el rollo de su cámara para encontrar las notas que había fotografiado. Solo después de filtrar toda esta información podía hacer cotizaciones.

Cuando vi su oficina, lo primero que pensé es que era necesario cambiar algo: el papel se lo estaba tragando. Los dos primeros artículos de mi agenda eran el ScanSnap iX500 y Evernote. Cuando le dije cómo podría manejar todo ese papeleo y cotizaciones utilizando estas herramientas, pensó que se trataba de un chiste.

Adelantarse un poco. Ahora cuando se dirige a un lugar para hacer una instalación, todavía toma fotos de la habitación, pero las envía directamente a Evernote. Luego de tomarlas, utiliza Siri para dictar verbalmente sus notas en la misma nota de Evernote donde colocó sus fotos y sus palabras se convierten en texto escrito como por arte de magia. También toma fotos de todos sus recibos justo después de salir de la tienda, y las etiqueta con el nombre de ese trabajo particular. Todo esto se sincroniza instantáneamente con la computadora de su casa, de la oficina y con su iPad.

Ahora, cuando vuelve a su casa después de un día ajetreado y largo, se sienta frente a su computadora y en unos minutos escoge sus copias digitales y notas, para acomodarlas en las carpetas de clientes dentro de Evernote. Lo que antes era un proceso de horas y horas, ahora solo le lleva unos cuantos minutos. Cuando otros contratistas lo ven en acción, le preguntan qué está haciendo, y todo el proceso comienza de nuevo.

¿Recuerdan que les conté que en su oficina los papeles parecían estárselo tragando? Eso se ha ido reduciendo día tras día. Los documentos se cargan en ScanSnap, se escanean directamente a Evernote, y en unos segundos todo estará listo. Lo mejor de todo es que después de que escanea todos los documentos, se sincroniza inmediatamente con todos sus dispositivos a través de Evernote y puede buscarlos mediante OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) gracias al ScanSnap.

El siguiente paso fue que ha pedido iPhones para todo su personal. Cuando están de camino al siguiente trabajo, simplemente carga la información de instalación necesaria en una libreta Evernote compartida y de inmediato aparece en sus teléfonos, sin necesidad de realizar llamadas. Cuentan con un molde digital en sus dispositivos móviles y también pueden hacer anotaciones en la libreta del cliente, y todo queda guardado.

Es un placer trabajar con alguien como Michael pues tiene una mentalidad muy abierta para aprender la mejor manera de hacer las cosas, lo que facilita su rutina diaria y le ahorra dinero, además de tiempo. Ahora pienso que abrí una puerta que le ha despertado el interés por saber más. Lo normal es que los clientes se resistan y pregunten qué sucederá cuando su computadora se estropee y pierdan toda esa información. Es difícil acabar con el hábito del papel con el que todos crecimos, pero cuando uno se da cuenta de que este equipo crea múltiples copias en todos los dispositivos, en la nube, y en una unidad de respaldo de manera instantánea, puede notar rápidamente que una copia única de papel se convierte en un ejemplo de eficiencia digital.

Patrick Albrecht es un chef galardonado y dueño del grupo de restaurantes Great Food Group Inc., situado en Atlanta.

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