Una organización de respuesta ante desastres lucha por gestionar grandes volúmenes de documentos de voluntarios

Miércoles, Abril 24, 2013
One StarTwo StarsThree StarsFour StarsFive Stars (Sin calificaciones)

Situación: Una organización de respuesta ante desastres lucha por gestionar grandes volúmenes de documentos de voluntarios.

Hope Force International (HFI) es una organización sin fines de lucro que asiste en la respuesta ante crisis mediante el esfuerzo de voluntarios de todo el mundo. La organización cristiana con sede en Tennessee tiene una estructura de Reservistas voluntarios capacitados que han respondido ante una amplia variedad de desastres, tales como las inundaciones en el medio oeste, los tornados en el sur, el terremoto en Haití en 2010 y el catastrófico huracán Katrina. HFI capacita voluntarios con anticipación de manera que estén preparados y autorizados para responder, a menudo en áreas restringidas, cuando sobreviene una catástrofe.

Henry Williams es un reservista de HFI que está ayudando a la organización con sus necesidades de gestión de documentos. Él sostiene que la necesidad de un mejor sistema para el manejo de documentos se hizo evidente cuando volvió de ofrecer ayuda durante las catastróficas inundaciones en Tennessee en 2010 y 2011. Cuando Williams volvió a la sede de Hope Force en Brentwood, Tennessee, después de implementar una base de datos que se podía usar para gestionar y hacer el seguimiento de las actividades de reconstrucción con los Reservistas durante la recuperación de las inundaciones, notó que en la sede había una evidente necesidad de hacer lo mismo.

“Teníamos muchos gabinetes archivadores que contenían información sobre los Reservistas que participaban en los esfuerzos de recuperación de desastres, que incluían muchos documentos personales como registros de inmunización, copias de pasaportes e información de salud”, sostiene Williams. “Gestionar adecuadamente este tipo de información es fundamental. La naturaleza de la respuesta ante desastres funciona al poner en orden situaciones de caos, con movimientos rápidos y estratégicos. El acceso instantáneo a los datos sobre los más de 1,000 Reservistas de HFI es fundamental”.

El problema era el propio volumen de documentos en papel que HFI estaba acumulando. “Cuando empezamos con esto, rápidamente tuvimos más de 1,500 archivos en los gabinetes archivadores”, señaló. “Uno puede imaginarse la cantidad de archivos que estaban mal clasificados o desactualizados. Teníamos que encontrar una solución que nos permitiera escanear los documentos en una base de datos centralizada. Nuestro objetivo era reducir la cantidad de documentos y liberar el espacio que ocupaban los gabinetes archivadores para brindar accesibilidad inmediata a los datos de los voluntarios”.

Solución: Escáneres Fujitsu ScanSnap S1500

HFI implementó los escáneres de escritorio Fujitsu ScanSnap S1500 para ayudar a reducir su carga de trabajo en papel y agilizar los procesos. El S1500 es un dispositivo alimentado por hoja que escanea a color y en blanco y negro, generando documentos de Adobe PDF que se pueden encontrar presionando un solo botón.

“Actualmente, los escáneres ScanSnap se usan con un simple sistema de archivos en la computadora”, explica Williams. “A medida que desarrollamos esta aplicación, necesitamos implementar una base de datos y una solución de software más sofisticadas junto con un sistema de almacenamiento seguro y centralizado, donde el personal clave pueda buscar y acceder a los archivos”.

Beneficios: Captura rápida y fácil de la información de los voluntarios.

Hope Force International puso a prueba su nueva solución de escaneo a principios de 2012, cuando un grupo de estudiantes de la Universidad de California del Sur, que incluye 16 miembros del equipo de fútbol USC Trojans, viajó a Haití para construir varias casas. HFI ha estado activo en Haití desde el devastador terremoto de enero de 2010.

“Fue la primera prueba del proceso de escaneo”, dice Williams. “Recopilamos aproximadamente 14 hojas de información escrita a mano de cada miembro del grupo que viajó a Haití. Luego, esta información se escaneó en nuestra base de datos. Usar el nombre de la persona y el número de cuenta de HFI nos ayudó a organizar los documentos. Parte de los documentos escaneados se enviaron a Haití para que nuestros voluntarios que ya se encontraban allí supieran, por ejemplo, si alguien era alérgico a los mosquitos o podría tener problemas con el calor extremo”.

Actualmente, HFI escanea hasta 500 documentos por mes, que en gran parte provienen de nuevos Reservistas que trabajan como voluntarios con la organización.

“Hemos programado sesiones de capacitación regulares para los nuevos voluntarios, y podemos tener hasta 100 personas registradas para una sesión. Puede haber hasta 50 páginas de documentación que se requiere por cada voluntario nuevo”, dice Williams. “La solución de escaneo que usa los escáneres Fujitsu y el software de base de datos nos ahorrará muchas horas de lo que serían engorrosas tareas de gestión de documentos que llevan mucho tiempo, lo que nos permitirá enfocar más de nuestra energía en la misión de HFI”.

Archivado: