5 consejos para organizar eficientemente sus documentos digitales

Lunes, Febrero 6, 2012
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Organizar sus documentos digitales puede ser tan frustrante y confuso como organizar documentos impresos desordenados. Sin una estructura realista y manejable en práctica, basta con un solo descuidado clic del mouse para que un documento importante se pierda en el caos. ¿Buenas noticias? Clasificar y ordenar meticulosamente sus documentos digitales no es tan intimidante como parece y los beneficios de ahorro de tiempo y alivio del estrés bien valen la pena el tiempo y el esfuerzo.

 

Con un poco de planificación y mucha paciencia, estará en camino a archivar ordenadamente sus documentos digitales en poco tiempo. Tome el control de su disco duro hoy mismo con estos 5 consejos para organizar eficientemente sus documentos digitales:

 

1. Quédese en Mis Documentos. Si su sistema operativo no vino equipado con una carpeta Mis Documentos por defecto, cree una y úsela para guardar todos sus documentos, incluyendo los documentos escaneados y generados por un procesador de textos, las imágenes y cualquier otro archivo digital (vídeos, música, descargas, etc.) a los que le gustaría acceder o hacerles una copia de seguridad, sin tener que poner de cabeza su disco duro. Será mucho más fácil cuando llegue el momento de transferir sus datos a una nueva computadora.

 

2. Cree subcarpetas. En lugar de acumular documentos digitales de cualquier forma, cree cuidadosamente y etiquete de forma específica subcarpetas de nivel superior de categoría amplia y almacene en ellas documentos de tema similar. Por ejemplo, las facturas deben ir directamente en la carpeta de facturas de nivel superior, que luego debe contener subcarpetas subsiguientes ordenadas por mes y año para un acceso más rápido (y su tranquilidad al momento de los impuestos). Trate de crear carpetas individuales para cada persona de su familia. También puede ordenar documentos digitales por tipo de archivo para agrupar, por ejemplo, todas las presentaciones de PowerPoint, documentos de Word, PDF u hojas de cálculo.

 

3. Organice su escritorio. Reserve el escritorio de su computadora sólo para documentos y archivos que requieren una acción inmediata. Elimínelos, recíclelos o archívelos adecuadamente cuando haya terminado con ellos. La gente a menudo usa su escritorio como un depósito de almacenamiento a largo plazo, lo que con el tiempo puede debilitar el desempeño general de su computadora.

 

4. Nombre a los archivos de documentos de la manera más específica posible. Por ejemplo, si tiene en su disco duro varias versiones de su Currículum Vítae para audiencias objetivo específicas, buscar una con el nombre genérico de “Currículum Vítae” no es efectivo. Un documento digital con un nombre detallado, memorable y con fecha, como “John_Currículum_Vítae_Relaciones_Públicas_2_2011”, es mucho más fácil de recordar y encontrar en un apuro.

 

4. Siga mejorando lo bueno. Ajustar y refinar regularmente su nueva estructura de archivo de documentos digitales sólo la hace más fuerte y más eficiente. No olvide eliminar o archivar de forma rutinaria archivos y carpetas que ya no use pero que aún necesite ocasionalmente y renombrar y reacomodar los archivos y carpetas activos según sea necesario.

 

5. Envíe archivos a la nube. Si su disco duro se llena demasiado o si quiere hacer una copia de seguridad externa, suba algunos (o todos) sus archivos de documentos digitales a las nubes seguras para documentos de GoogleDocs o Evernote. Acceda instantáneamente en línea o mediante un smartphone a los datos que ha subido, en cualquier momento y en cualquier lugar.

 

No hay límites sobre qué tan específico puede ser al organizarse, o cuántas subcarpetas puede crear, así que tenga cuidado de no dejarse llevar. Sea simple, específico y diviértase.

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