¿Cómo puedo usar la característica Distribuir por término de búsqueda (keyword) en el software ScanSnap Organizer disponible con el S1500?

Lunes, Junio 18, 2012
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Muchos usuarios dependen estrictamente de la búsqueda para encontrar su contenido en el futuro, pero algunos usuarios aún prefieren organizar el contenido por estructura de archivo. La característica Distribuir por término de búsqueda (keyword) en ScanSnap Organizer V4.0 que viene con el ScanSnap S1500 está diseñada para ayudar a los usuarios con esto último. Le permite a un usuario final agregar términos de búsqueda a un PDF, que luego también pueden facilitar su movimiento (distribución) en carpetas predestinadas que han creado dentro del Organizer. Por ejemplo, un PDF con el término de búsqueda “Electricidad” se puede distribuir automáticamente a una carpeta llamada “Cuentas”. El proceso empieza mediante la adición de términos de búsqueda a la tabla Términos de búsqueda, arrastrando uno o más de ellos a una miniatura del PDF y configurando condiciones dentro del Organizer para distribuirlos apropiadamente con el clic de un botón.

Siga estos pasos para aprender cómo funciona:

Cree una nueva carpeta llamada “Demostración”.

 

How Can I Use the Distribute by Keyword Feature in the ScanSnap Organizer Software Available with the S1500?_1

 

Vaya a la pestaña Términos de búsqueda en la tabla a continuación y haga clic en “Editar lista” en la parte baja.

 

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Haga clic en “Agregar” y escriba la palabra “Demostración”. Haga clic en Aceptar.

 

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Ahora elija un PDF que NO tenga ningún término de búsqueda ya adjunto, y arrastre el término de búsqueda “Demostración” a esa miniatura (para ver un término de búsqueda en una miniatura, vaya al menú superior, seleccione la pestaña Vista y marque la casilla “Mostrar término de búsqueda”).

 

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Ahora haga clic en “Distribuir por término de búsqueda” y seleccione “Cambiar condición de distribución” del menú superior (pestaña de Inicio [Home]).

 

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Haga clic en “Agregar”, ingrese un nombre para la regla, seleccione una condición de término de búsqueda [Demostración], y haga clic en una carpeta [Demostración]. Luego haga clic en Aceptar.

 

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Una nueva regla debería aparecer en la tabla de Condiciones de distribución. Haga clic en Aceptar.

 

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Ahora haga clic en “Distribuir por término de búsqueda” y haga clic en “Distribuir” en el menú superior (pestaña de Inicio [Home]).

 

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La miniatura debería desaparecer de la carpeta My ScanSnap (bandeja de entrada) y el PDF debería reubicarse automáticamente a la carpeta “Demostración”. Ahora, mientras se aplique la regla, cada vez que se arrastre el término de búsqueda “Demostración” a una miniatura y luego se presione la tecla programable Distribuir, esos archivos PDF se reubicarán a la carpeta Demostración.

La característica Distribuir por término de búsqueda es más sofisticada de lo que demuestra este ejemplo (por ejemplo, no es necesario ponerle el mismo nombre de la carpeta al término de búsqueda), pero este ejemplo debe brindar suficiente exposición a la funcionalidad básica de la característica para permitir que los operadores descubran usos más prácticos para ella.

Michael Sidejas
Gerente de Marketing de Productos
Fujitsu Computer Product of America

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